大成研究

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央企采购管理革新:合规、效率与创新

发布日期:2024-09-03

作者: 董月英 戚一博


摘    要

《关于规范中央企业采购管理工作的指导意见》的发布,标志着央企采购管理进入规范化、精细化、协调化、智能化的新阶段。供应商管理作为央企采购管理工作的核心之一,在本次指导意见中明确了四种采购方式并对其定义及适用范围进行说明,系首次为专项供应商管理提出了非招标采购方式。笔者围绕供应商管理,参照团队标准对非招标采购方式进行解读,并结合实际案例,探讨其在合规、效率与创新方面对提升央企竞争力的积极作用。


引    言

 

近期,国务院国资委与国家发展改革委联合发布了《关于规范中央企业采购管理工作的指导意见》(以下简称“《指导意见》”),这一政策的出台,不仅是对现有问题的全面审视,更是对未来市场发展的深远规划,其旨在引导央企实现采购管理的规范化、精细化、协调化和智能化,以此提升产业链和供应链的稳定性与安全性,并增强采购的增值潜力。

 

《指导意见》与国务院办公厅于今年5月发布的《关于创新完善体制机制推动招标投标市场规范健康发展的意见》(国办发〔2024〕21号)(以下简称“《招投标意见》”)相呼应,提出了“坚持依法合规、坚持公开公正、坚持竞争择优、坚持协同高效”的四项总体要求,着重强调了强化采购寻源和供应商管理、完善采购执行和评审机制、推动采购活动公开透明等方面。随着《指导意见》的进一步实施,央企的采购政策将迈向一个新的发展阶段。

 

出台背景

 

2020年7月,国务院国资委发布了《关于开展对标世界一流管理提升行动的通知》,明确:国有企业必须通过立足自身、苦练内功,从现金的管理中要质量、要效益、要增长,才能在日益复杂激烈的竞争环境中立于不败之地,才能不断增强国有经济竞争力、创新力、控制、影响力和抗风险能力。而八大重点任务之一,就是“着力优化供应链管理,持续提升采购的集约化、规范化、信息化、协同化水平,事先采购优质优价和全生命周期总成本最低”。

 

然而,根据中华人民共和国审计署于2024年6月25日发布的《中央部门单位2023线预算执行等情况审计结果》,部分中央部门单位的招标采购工作仍存在违规设置不合理招标条件、未按政府采购程序直接确定供应商、化整为零规避集中采购或公开招标等采购问题[1]

 

因此,本次《指导意见》的发布,恰逢其时,承载着新时代的重大使命与责任。在我国处于经济结构优化升级的关键时期,该意见不仅是对现有问题的一次全面审视与纠正,更是对招标投标市场长远发展的一次战略规划,标志着我国在推动市场治理体系和治理能力现代化方面的又一重要步伐。

 

对“供应商管理”部分的重点解读
 

 

本次《指导意见》的亮点与创新颇多,包括:强化采购寻源、完善采购执行与评审机制、推动采购活动的公开透明、提升采购数智化水平、加大集中采购力度、采购对科技创新的支撑作用、鼓励履行社会责任、组织实施与监督落实、提升采购数智化水平等。而本篇笔者将围绕央企采购管理中的关键一环“供应商管理”进行体系化解读。

 

《指导意见》总体要求中的第三项明确指出,“坚持竞争择优。广泛搜寻供应资源,充分激活市场竞争,以性能价格比最佳、全生命周期综合成本最优为目标,优选供应商、承包商或服务商。”同时,就采购寻源和供应商管理,详述了以下三点:

 

充分利用全国企业采购交易寻源询价系统等数智化手段,广泛开展寻源比价,有效识别供应商弄虚作假、串通报价、履约能力不足等风险,开展全生命周期评价,建立合格供应商名录并做好动态管理和评价工作。

 

对供应商实施量化考核,综合供应商考核结果及资质信用、管理水平、创新能力等,分级管理供应商,深化与优质供应商长期稳定合作。
 


 

强化中央企业间供应商信息和考核结果的公开、共享和规范应用,探索相关行业内部建立高风险供应商名单,条件成熟后逐步推广高风险供应商名单信息共享,同时不得将未纳入高风险供应商名单作为参与采购的基本资格条件,不得将有解决纠纷诉求的合规供应商纳入高风险供应商名单管理,不得排斥或限制潜在供应商。

 

笔者认为,企业采购的过程可分为四个阶段:供应商入库、专项供应商确认、采购过程管理、供应商评估体系。

 

识别商业需求

采购战略规划与分析

供应商资格认证

供应商入库

询比采购、竞价采购、谈判采购、直接采购

招投采购

服务内容与价格的确认与签署

产品供应与服务执行

实时跟进供应过程

供应商风险管理

售后服务

供应商入库清单改进

供应商分类分级管理、淘汰

 

1.中长期供应商管理

 

“供应商入库”“供应商评估体系”是央企供应商采购过程中的中长期管理工作,即确认哪些供应商有成为采购提供者的初步资格。根据《指导意见》的要求,应强化央企间供应商信息和考核结果的公开、共享和规范应用,探索相关行业内部建立高风险供应商名单,条件成熟后逐步推广高风险供应商名单信息共享。

 

笔者认为,上述创新举措可以在采购流程中,促进央企实现信息更有效的流通,使得各存在采购需求的央企不再信息独立、“单打独斗”,从而能进一步降低央企采购的风险,提高央企采购管理的效率。另外,该举措还能降低同一供应商分别向各央企提交申请资料并审核入库的重复流程,有助于供应商“以一对多”高效完成入库。同时,供应商分类分级、评估信息的同步,亦能促使各供应商提供符合要求的产品和/或服务,以避免因供应商的“金玉其外”导致央企承受“败絮其中”的风险。

 

以采购法律服务为例。目前律师事务所的入库往往需要提供:1)符合注册资本要求的材料;2)符合最低执业律师人数要求的材料;3)近XX年内无重大违法违规记录的证明材料;4)最近一年经审计的财务报告;5)符合碳排放、保护生态环境保护方面国家规定要求的材料等。对于律师事务所而言,上述材料需通过人力资源、业务支持、风险控制等多部门协同及特殊申请后方能获取相关资料。若以央企作为统一的“库”,能高效地使各律师事务所为各央企更好地服务,也能促使央企体系化地选择“性能价格比最佳”“全生命周期综合成本最优”的供应商。

 

2.专项供应商管理

 

对于央企来说,产生专项采购需求后,会进一步形成编制文件并向“库”中的供应商们发出采购通知。据笔者了解,除了2013年由财政部在政府采购领域发布的《政府采购非招标采购方式管理办法》(财政部令第74号)明确了“非招标”采购方式外,有权机关并未就非招标采购方式进行明确规定。因此,对于央企的采购需求,除了采用招标采购方式外,其余采购方式可以说是“无法可循、无规可依”。

 

本次《指导意见》中,明确了四种“非招标”采购方式的定义及适用范围,即询比采购、竞价采购、谈判采购和直接采购,为央企的“非招标”采购方式提供了依据。同时,在《指导意见》发布前的2个月(2024年5月8日),国务院办公厅发布了《招投标意见》为招投标市场的规范与健康进一步提出了建设性意见。

 

由此可见,我国央企“一主四辅”的采购管理方式正朝着多维度、规范、透明、高效的方向发展,也是对央企采购管理进行的系统性布局。

 

(1)非招标采购方式

 

《指导意见》明确,对于未达到《必须招标的工程项目规定》(国家发展改革委令2018年第16号)所规定的招标规模标准的工程建设采购项目,以及国家招标投标相关法律法规明确可以不进行招标的项目,央企除自愿采取招标方式外,应当选择下列四种方式(询比采购、竞价采购、谈判采购和直接采购)之一进行。即除招标方式外,央企仅能以上述四种非招标方式进行采购。

 

笔者梳理了《指导意见》对四种非招标采购方式的定义与适用情形的规定,具体如下:

 

采购方式

定义

适用情形

询比采购

由3个及以上符合资格条件的供应商一次报出不得更改的价格,经评审确定成交供应商的采购方式。

同时满足以下三种情形:

1)采购人能够清晰、准确、完整地提出采购需求;

2)采购标的物的技术和质量标准化程度较高;

3)市场资源较丰富、竞争充分,潜在供应商不少于3家。

竞价采购

由3个及以上符合资格条件的供应商在规定时间内多轮次公开竞争报价,按照最终报价确定成交供应商的采购方式。

同时满足以下四种情形:

1)采购人能够清晰、准确、完整地提出采购需求;

2)采购标的物的技术和质量标准化程度较高;

3)采购标的物以价格竞争为主;

4)市场资源较丰富、竞争充分,潜在供应商不少于3家

谈判采购

同时与2个及以上符合资格条件的供应商分别进行一轮或多轮谈判,经评审确定成交供应商的竞争采购方式

满足以下情形之一

1)采购标的物技术复杂或性质特殊,采购方不能准确提出采购需求,需与供应商谈判后研究确定;

2)采购需求明确,但有多种实施方案可供选择,采购人需通过与供应商谈判确定实施方案;

3)市场供应资源缺乏,符合资格条件供应商只有2家;

4)采购由供需双方以联合研发、共担风险模式形成的原创性商品或服务。

直接采购

与特定的供应商进行一轮或多轮商议,根据商议情况确定成交供应商的非竞争采购方式

满足以下情形之一

1)涉及国家秘密、国家安全或企业重大商业秘密,不适宜竞争性采购;

2)因抢险救灾、事故抢修等不可预见的特殊情况需要紧急采购;

3)需采用不可替代的专利或者专有技术;

4)需向原供应商采购,否则将影响施工或者功能配套要求;

5)有效供应商有且仅有1家;

6)为保障重点战略物资稳定供应,需签订长期协议定向采购;

7)国家有关部门文件明确的其他情形。

 

然而,除定义与适用情形外,《指导意见》并未对非招标采购方式的具体实施流程予以说明。因此,笔者参照中国物流与采购联合会发布的团体标准《国有企业采购操作规范(2023版)》(T/CFLP 0016-2023),对询比采购的程序及具体实施要求予以梳理,以供参考[2]

 

阶段

程序

具体要求

准备阶段

公告或邀请书

1)采购公告的内容应包括:采购人的名称和地址,采购项目的性质、数量、实施地点和时间,以及获取采购文件的办法,还应注明是否接受联合体,是否采用电子方式并注明网址以及项目负责人的联系方式。

2)采购邀请书的内容还应要求被邀请供应商在规定时间对是否接受邀请作出回复。

3)采购公告、采购邀请书应在企业制度指定的媒体发布或发送。

4)采购公告的期限应满足国家和企业相关规定。

编制比选文件

比选文件应包含以下内容:

1)采购人及其采购需求的信息;

2)采购缔约规则和履约规则(合同草案);

3)成交标准:采购实体依据企业需要的报盘确定成交人;采购实体依据评审小组评审结果的排序,排名第X的供应商为成交人。

发出比选文件

向同意参加比选采购的供应商发出比选采购文件

组建评审小组

采购实体应负责组建评审小组,小组成员应为3人以上单数。依据项目的复杂程度和技术要求,采购实体自行决定是否从企业咨询专家委员会聘请专家参加评审小组。

比选阶段

等标期

从比选文件发出之日起至供应商提交首次比选响应文件截止之日,应不少于3日。

不足3人的处理

响应供应商数量在规定截止时间不足3人的,采购活动可以继续进行;其中,响应供应商为1家的,可依企业制度规定的程序转入“直接采购”程序。

供应商递交响应文件

在比选采购文件约定的时间、地点,供应商应向采购实体递交比选响应文件。比选响应文件按照比选采购文件的要求密封,使用电子采购平台的项目应加密在网上提交电子比选响应文件。

比选活动开始仪式

1)比选采购可不组织比选开始仪式,但应在采购实体指定媒介或电子采购平台公示首次比选供应商名单;

2)在比选文件规定的递交截止时间前,有2人以上递交比选响应文件,比选活动即可进入评审程序;

3)采购实体收到比选响应文件后分别邀清相关供应商在约定的时间、地点对比选响应文件进行沟通评议。沟通的顺序由随机抽签决定。

沟通询问比质比价

1)评审小组和每个供应商就采购需求和合同文本(草案)进行沟通,充分征求每个供应商的意见。比选中各种采购因素以及内容细节均可予以沟通协商,但不应改变比选采购文件的实质性内容;

2)评审小组对供应商的建议进行认真研究并由采购实体决定是否采纳。每轮沟通协商后应将确定的需求方案书面通知所有参加比选活动的供应商并再次报价;

3)在规定轮次结束前,经采购实体批准确定最终唯一的采购方案和合同文本草案;

4)在此基础上仍在程序中的供应商最终报价;

5)评审小组按照比选采购文件规定的标准对各供应商综合评审 并提交咨询建议报告,依据比选采购文件规定,该建议报告提交供应商排序名单或不排序只作评价报告。

成交阶段

确定成交供应商

/

公示(告知、备案、报告)

需要公示的合同类别、内容要求由采购实体制度规定,不公示的依据企业制度规定在指定电子采购平台公示成交(中标)结果的采购,公示不包括涉及国家和企业商业秘密的采购。

成交通知

1)采购实体确定成交供应商后应及时向成交供应商发出成交(中标)通知书,并满足以下要求:

2)公示无异议或异议处理完毕并经采购结果决策部门或授权人批准;

3)成交(中标)通知书的内容应简明扼要,应包括告知成交供应商己成交的结果(如:价格、数量、单位、交付期限等),签订合同的时间和地点;

4)成交(中标)结果应及时通知所有未成交供应商(采购实体制度规定可以不通知的除外);

5)成交(中标)通知书发出后,采购实体改变成交结果,或成交供应商拒绝签订合同的,应承担相应民事法律责任。

签订书面合同

应按照企业制度规定的程序在双方约定的期限内和成交供应商签订合同。由于成交供应商拒绝签订合同,未按照采购文件规定的形式、金额、递交时间等要求提交履约担保或其他原因导致在规定期限内合同无法签订的,采购实体应及时采取补救措施。

验收与评估

验收

对供应商履约的验收应按照采购实体制度的相关规定。

绩效考核

对比选采购供应商的绩效考核办法由采购实体制度规定。

 

不难发现,非招标采购方式与招标采购方式在流程上差异不大,其系在特定情形下适用的特殊采购方式。因此,央企应对非招标采购方式的流程和具体要求进行细化并严格执行,避免出现采购方式混同,采购流程流于形式。

 

(2)招标采购方式

 

上文提及国务院办公厅在《指导意见》发布前的2个月发布了《招投标意见》,这无疑为央企采购管理注入了一剂强心针,也促进市场的规范与健康发展。然而,目前我国在招标投标范围内,已颁布了诸多法律法规。并且,在该意见发布的同时,在司法部公布的全国人大常委会2024年度立法工作计划中,《招标投标法》赫然在列。这也意味着,招投标市场的规范将进一步完善,国有企业也应高度重视招标采购合规工作,建立健全的合规体系和流程,确保采购业务的合法合规。招标采购的法律规定与流程要求已较为完善,在此不再赘述。笔者将结合服务型采购投标实例,对《指导意见》中所述“以性能价格比最佳、全生命周期综合成本最优为目标”的“最佳”“最优”进行理解,并提出合规性建议。

 

在央企招标采购服务型产品时,所遇到的招标评价标准、流程及要求往往各不相同且无法客观统一,而上述的“最佳”“最优”也经常表现为“最低价”。以某国资项目招标为例。该公司要求将投标材料分为两类,“价格函”和“法律服务方案、律所及团队介绍、律所资质、典型案例及合同材料”,即,招标者可以从“价格函”中按最低价中标确定供应商,但据悉该招标采购标的系上亿元对外投资项目的服务型采购。这不禁引发了一个疑问:最低价中标是否适用于服务型产品的采购?

 

笔者认为,答案是否定的。货物型采购与服务型采购有本质不同,最低价中标的思维模式基本来源于货物型采购思维,而服务型采购的价格组成主要来源于人力成本。不同服务水平的人工,所产生的智力成果是不同的,由此产生的差异,即服务型产品的核心竞争所在。因此,在服务型采购中采用最低价中标的模式,往往会出现供应商为了中标配备较低成本的员工或实习生,这也会进一步使由此产生的智力成果大打折扣。譬如以智力成果为主的中介服务类行业,其非标准零部件的制造业,若以价格为唯一标准进行服务采购,采购的“最佳”“最优”是无法保障的。因此,从《指导意见》的“全生命周期综合成本最优”的目标考虑,在进行服务型采购时,以多支出的采购费用来换取高质高量的服务,由此促成上亿投资所带来的回报是最低价中标远远不能带来的。

 

再以某新能源企业出海为例。该企业出海前比选了三家律师事务所提供专项服务,且每家机构都单独出方案,从而甄选出最适合企业、最有效的出海路径。通过优中选优的遴选模式,该企业的出海行动获得较大的成功,这很大程度上归功于其招标做到了“最佳”“最优”的采购。从《指导意见》的“全生命周期综合成本最优”的角度考虑,其多花费的采购费用,带来的是海外版图的扩张,其所带来的收益也是不可估量的。

 

然而,央企采购的特殊性,使其无法做到上述该企业的“有钱任性”。那么,央企如何在考虑成本因素的情况下,做到“最佳”“最优”的采购?笔者认为,招标的评标定标机制是关键之一。针对不同类型的采购(例如:标准件生产型采购、非标件服务型采购),在项目招标机制中突出该类型采购的权重,强化优佳采购的本质,防范低价恶性竞争。若涉及非标件服务型采购,可以将价格评估的基准定为各投标单位价格的平均值。同时,将价格占比降低,重点突出服务方案、服务能力、响应时间等,最终由独立客观的专家评审委员会进行评定。

 

上述仅为笔者借《指导意见》所涉招标采购方式,对完善央企招投标流程提出优化的建议。除了“最低价中标”外,专家评审重结果轻过程、评审协作打分、缺少审核与决策的书面记录、企业内部口头汇报与指示、采购流程流于形式等,央企采购的制度设置和风险控制节点等方面,仍存在诸多问题。但笔者相信,在《指导意见》“一主四辅”的采购方式下,采购制度体系将进一步完善和提升,央企采购的市场将趋于完善,市场信用体系和专业性将不断提升,智能化监管将不断增强,央企的采购将更加规范、透明、高效。

 

法律影响与展望

 

《指导意见》的发布,预示着央企采购管理将迎来更加规范、透明、高效的新时代。通过完善服务型采购带来的采购合规、中长期供应商统一管理的效率、首次提出非招标采购方式的创新,《指导意见》对供应商管理的规范将成为央企全面提升采购与供应链管理水平的重要纲领性文件,也同步给国有企业带来指引性作用。展望未来,随着制度不断完善和央企采购管理实践的深入,我们有理由相信,央企在供应链管理、风险控制、成本效益等方面取得更大的突破,进一步提升我国在全球贸易体系中的竞争力,为国家经济的持续健康发展贡献更大力量。

 

[1] 《中央部门单位2023年预算执行等情况审计结果》,具体详见https://www.audit.gov.cn/n5/n25/c10423754/part/10424362.pdf。
 

[2] 特别说明:上述系笔者基于《国有企业采购操作规范(2023版)》(T/CFLP 0016-2023)的梳理,该操作规范仅为团体标准,若后续法律法规、部门规章等出台相关规定,应以有权机关的规定为准。

 

特别声明:

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